Gedragscode Algemene Verordening Gegevensbeheer van Vereniging Oos Mergellandsjaop (OMs)
De Algemene Verordening Gegevensbeheer geeft regels ter bescherming van de privacy van burgers. Ook verenigingen vallen hieronder. Zij registreren en gebruiken immers gegevens van hun leden. Daarom is er deze code, waarin is vastgelegd hoe de vereniging omgaat met die gegevens. Iedereen in de vereniging die gebruik maakt van de gegevens van de ledenadministratie, is verplicht naar deze code te handelen.
1. Doelstelling van de ledenadministratie en relatieadministratie
Binnen OMs wordt een ledenadministratie bijgehouden. Het doel daarvan is het beheer van een bestand van de leden van de vereniging ten behoeve van:
– verzendingen en informatieverstrekking
– administratie rond activiteiten
– de registratie van financiële verplichtingen zoals de contributie
– de registratie van functies van leden
Alle gegevens die worden verzameld en geregistreerd zijn dienstbaar aan deze doelen. Naast registratie van leden kan tevens een administratie worden bijgehouden van relaties:
– Contactpersonen bij bedrijven waarvan diensten worden benut
– Contactpersonen bij verwante organisaties
– Personen die zich hebben opgegeven voor het periodiek ontvangen van informatie.
Het doel van deze administratie is gegevensbeheer ten behoeve van:
– verzendingen
– informatieverstrekking
2. Gebruik van de gegevens
De gegevens van de ledenadministratie worden gebruikt om zendingen naar de leden te versturen, zoals het ledenblad en stamboekgegevens. Tevens wordt bijgehouden of een lid de jaarlijkse contributie heeft voldaan. OMs maakt daarnaast gebruik van een stamboekregistratiesysteem waarin gegevens van schapenhouders en hun schapen zijn vastgelegd. Het bijhouden van deze gegevens is voor een erkend stamboek een verplichting. OMs levert geen gegevens aan derden, anders dan vanuit een wettelijke verplichting.
3. Recht van inzage en correctie
Ieder lid kan schriftelijk bij de secretaris opvragen welke gegevens van hem/haar zijn opgeslagen binnen de ledenadministratie van OMs. Binnen vier weken wordt door de secretaris een volledig overzicht van de gegevens van betrokkene verstrekt. Ieder lid kan het bestuur verzoeken om zijn/haar gegevens te corrigeren. Het bestuur beslist binnen vier weken op een dergelijk verzoek.
4. Inzage in het ledenbestand
Inzage in de ledenadministratie en het relatiebestand hebben bestuursleden of zij die gemachtigd zijn door het bestuur. Zij ontvangen zo nodig periodiek een uitdraai van het ledenbestand.
5. Verstrekking van ledengegevens aan andere leden (ledenlijst)
Voor het onderhouden van onderlinge contacten etc. kunnen ledenlijsten op verzoek verstrekt worden aan leden. De ledenlijst omvat uitsluitend contactgegevens (naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en mailadres). Leden worden uitsluitend in de ledenlijst opgenomen indien en nadat zij daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebben verleend aan het bestuur. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken. Alle schapenhouders beschikken daarnaast over een uniek wachtwoord waarmee men in het stamboekregistratiesysteem het schapenbestand van zichzelf en andere schapenhouders kan raadplegen.
6. Bewerking van de gegevens
Het bijhouden van de leden- en relatiebestanden en het opmaken van nota’s voor contributie alsook daarmee verband houdende werkzaamheden zijn een taak voor het bestuur van de vereniging. De secretaris van de vereniging is belast met het beheer van de ledenadministratie.
7. Beveiliging van de gegevens
(Bestuurs)leden die al dan niet periodiek een lijst ontvangen met de gegevens van leden dienen er zorg voor te dragen dat deze gegevens zodanig worden bewaard dat onbevoegden daar geen toegang toe hebben.
8. Geheimhoudingsplicht
Ieder die recht op inzage heeft in (een deel van) de leden- en relatieadministratie van de OMs alsook een lid aan wie een ledenlijst is verstrekt heeft een geheimhoudingsplicht over deze gegevens. Het is verboden om informatie over leden aan derden te verstrekken danwel anders te gebruiken, buiten de directe doelen zoals in deze gedragscode omschreven. Dezelfde geheimhoudingsplicht geldt voor gegevens uit het stamboekregistratiesysteem.