Huishoudelijk reglement

Artikel 1. Algemene bepalingen

De vereniging draagt de naam Oos Mergellandsjaop (OMs).
Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging, zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd bij notariële akte op 20 juni 2023.
Met betrekking tot het omgaan met persoonsgegevens geldt voor alle leden, donateurs en fokkers/niet-leden de Gedragscode bescherming persoonsgegevens van OMsDe vereniging draagt de naam Oos Mergellandsjaop.

Artikel 2. Lidmaatschap

Het lidmaatschap van de vereniging kan worden aangevraagd middels aanmelding bij de secretaris.
Het bestuur beslist over de toelating.
Tussen (aspirant-) leden wordt niet gediscrimineerd.
Is men het niet eens met het bestuursbesluit alsmede bij klachten over de toelatingsprocedure, dan kan men zich wenden tot de algemene ledenvergadering.

Artikel 3. Rechten, plichten van leden

Buiten de rechten en verplichtingen geregeld in de statuten, hebben alle leden de hierna te noemen rechten en verplichtingen:

Bij toetreding, attendeert de secretaris een nieuw lid op de statuten, reglementen en codes van de vereniging. Deze stukken zijn beschikbaar op de website van de vereniging en/of worden desgewenst per e-mail toegezonden bij aanvang van het lidmaatschap.
Leden hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging, alsmede van de door het bestuur aangewezen commissies gegeven richtlijnen, alsmede van de door de stamboekadministratie gegeven richtlijnen.
Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van contributie. Zij die zich als lid aanmelden tussen 1 juli en 31 december, betalen in het eerste jaar van hun lidmaatschap 50% van de op dat moment geldende contributie.
Leden hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te (doen) onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of wens heeft ingediend.
Leden hebben het recht om deel te nemen aan de vaststelling en ontwikkeling van een fokprogramma.

Artikel 4. Rechten en plichten van fokkers (niet leden)

Fokkers van (raszuivere) Mergellandschapen kunnen deelnemen aan het fokprogramma van OMs indien zij deze dieren houden binnen het geografisch gebied van dit fokprogramma. Zij hoeven geen lid te zijn van de vereniging.

Een fokker die deelneemt aan het fokprogramma heeft het recht om raszuivere fokdieren te laten inschrijven in de hoofdsectie van het stamboek en overige fokdieren te laten inschrijven in de aanvullende secties van het stamboek van OMs.
Tevens heeft de fokker het recht om deel te nemen aan keuringen en/of eventueel ander prestatieonderzoek, een zoötechnisch certificaat op te vragen voor fokdieren of levende producten daarvan. Verder heeft een fokker het recht om resultaten van keuringen en/of ander prestatieonderzoek te ontvangen en toegang te krijgen tot eventuele andere diensten die OMs in het kader van haar fokprogramma aan fokkers aanbiedt.
OMs heeft het recht om fokkers uit te sluiten van deelname aan het fokprogramma wanneer zij de regels van het fokprogramma of de verplichtingen uit het huishoudelijk reglement en overige reglementen niet nakomen.

Artikel 5. Bestuur

Het bestuur bestaat uit minimaal een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Daarnaast zit in het bestuur bij voorkeur een bestuurslid PR/communicatie, een bestuurslid fok-technische zaken en een bestuurslid algemene zaken.

Taken van de voorzitter:

geeft leiding aan de gehele vereniging;
is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij deze taak aan een ander heeft overgedragen.

Taken van de secretaris:

voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, is verplicht afschriften hiervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken te bewaren;
heeft de verantwoordelijkheid over het archief;
zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen;
zorgt voor het opstellen en bijhouden van een benoemingsrooster van bestuursleden;
zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen;
houdt een lijst bij waarin de namen en adressen van alle leden, donateurs en ereleden zijn opgenomen.

Taken van de penningmeester:

beheert de gelden van de vereniging;
zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven;
houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven;
beheert en bewaart de financiële overeenkomsten die de vereniging met partijen heeft gesloten en draagt in voorkomende gevallen zorg voor het ontbinden, sluiten en wijzigen van financiële overeenkomsten uit naam van, en in overleg met het bestuur;
brengt in de algemene vergadering verslag uit van de financiële toestand en legt daarbij over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar en een begroting voor het komende verenigingsjaar.

Artikel 6. Kascommissie

de benoeming van de kascommissie, het verstrekken van de door haar gewenste inlichtingen en informatie en de verlening tot décharge van het bestuur geschiedt volgens hetgeen daarover is opgenomen in de statuten.
Indien de kascommissie de rekening en verantwoording niet wenst goed te keuren, benoemt de algemene vergadering een andere commissie bestaande uit tenminste drie leden, welke een nieuw onderzoek doet van de rekening en verantwoording. Deze commissie heeft dezelfde bevoegdheden als de eerder benoemde commissie.
Binnen een maand na benoeming brengt de nieuwe commissie aan de algemene vergadering verslag uit van haar bevindingen. Wordt ook dan de goedkeuring geweigerd, dan neemt de algemene vergadering al die maatregelen welke door haar in het belang van de vereniging nodig geacht worden.

Artikel 7. Keuringscommissie

Conform artikel 4 van de statuten wordt een keuringscommissie ingesteld door de algemene ledenvergadering.
De keuringscommissie bestaat uit minimaal twee leden, welke in het bezit zijn van het keurmeesterdiploma van de vereniging.
De keuringscommissie heeft tot taak het opstellen en bijhouden van het keuringsreglement, het (doen) organiseren van de (proef)keuringen en het opleiden van keurmeesters.
De keuringscommissie heeft tevens tot taak het aanwijzen van de kampioensdieren en/of eventuele andere predicaten.

Artikel 8. Fok-technische commissie

De fok-technische commissie wordt ingesteld door de keuringscommissie.
De fok-technische commissie heeft tot taak het opstellen en bijhouden van het stamboekreglement en het gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur en de leden over fok-technische aangelegenheden.
Het stamboekreglement wordt vastgesteld door de algemene ledenvergadering.
De fok-technische commissie kiest uit haar midden een keuringscoördinator die de jaarlijkse keuringen coördineert en organiseert.

Artikel 9. Redactiecommissie

Door het bestuur wordt een redactiecommissie ingesteld.
De redactiecommissie heeft tot taak het redigeren en uitgeven van het verenigingsblad en het beheer van de website van OMs.
De redactie is niet verantwoordelijk voor de inhoud van door leden of derden aangeleverde artikelen of advertenties.
De redactie kan artikelen of advertenties weigeren, die in strijd zijn met het beleid van de vereniging. Anoniem ingezonden stukken worden niet geplaatst

Artikel 10. Gedragsregels met betrekking tot uitwisseling van fokdieren

Leden en fokkers die deelnemen aan het fokprogramma hebben de plicht volledige en juiste informatie te verschaffen over de status van het te verkopen dier aan potentiële kopers. Misleiding of het achterwege laten van belangrijke informatie kan de goede naam van de vereniging schaden en is niet toegestaan.
De informatieplicht betreft tenminste de volledige vermelding van o.a. de stamboekstatus van het dier, de gezondheidsstatus en opvallende gedragskenmerken (zoals veelvuldig uitbreken of agressief gedrag bij rammen). Indien deze gegevens bekend zijn, vallen ook opvallende reproductiekenmerken (bijvoorbeeld matig of niet vruchtbaar) onder de informatieplicht.

Artikel 11. Geschillenregeling

De geschillenregeling is van toepassing bij geschillen tussen fokkers onderling en tussen fokkers en het bestuur van de stamboekvereniging OMs.
Geschillen worden behandeld door het bestuur. Het bestuur kan besluiten om het geschil voor advies voor te leggen aan de keuringscommissie.
Leidt het bovenstaande niet tot overeenstemming, dan wijzen beide partijen – ieder voor zich en op eigen kosten – een onafhankelijke persoon aan die samen een onafhankelijke derde persoon aanwijzen. De uitkomst van een door deze personen genomen besluit is bindend
Eventuele kosten die samenhangen met het inschakelen van een onafhankelijke derde persoon worden bekostigd door de partij die de arbitrage is gestart tenzij anders is overeengekomen.
De vereniging is financieel of anderszins niet aansprakelijk bij geschillen waarbij zij niet als directe partij betrokken is.

Artikel 12. Overige bepalingen

Raszuivere fokdieren van het Mergellandschaap, die door OMs worden ingeschreven in haar registers en de nakomelingen die met levende producten van die fokdieren worden geproduceerd, worden zonder discriminatie op grond van hun land van herkomst ingeschreven.
Fokkers worden op grond van dit huishoudelijk reglement en/of andere reglementen niet belet om vrij te kiezen bij het selecteren en fokken van hun fokdieren, nakomelingen van die fokdieren te laten inschrijven in de registers van het stamboek, noch om eigenaar van hun fokdieren te zijn.

Dit reglement is goedgekeurd door de RvO en wordt tijdens de eerstvolgende ledenvergadering in 2025 voorgelegd aan de leden van OMs